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2019-11-22

効率的に業務引継ぎをさせる方法

従業員の退職や人事異動などにより業務の引継ぎをする際、引継ぎのやり方に問題が
あり顧客に迷惑をかけたり、作業効率を落としたりしてしまうということが起きてし
まいがちです。

効率的な業務引継ぎにはどのようなポイントがあるかについて解説します。

ポイント1:
鳥の目、虫の目で、引継ぎ資料作成チーム再編成による予防
引継ぎに対して最も重要なのは、以下の観点からマニュアルを作成することです。

1 業務フロー全体を見渡せる資料
2 具体的な個別の作業マニュアル

あたかも鳥になって上から全体を眺めるように、仕入れから最終的に顧客に価値を提
供するまでの流れの中で当該引継ぎ業務がどこに位置しているのかを後任に理解させ
てください。
全体理解をした上で細かな作業マニュアルを読むと、担当業務への理解が早まるでし
ょう。

ポイント2:Q&Aにこだわる
実際に業務を行っていた前任者が直面した具体的トラブル事例やその解決方法は重要な引継ぎ情報です。

後任もまた同じトラブルに出くわす可能性が高いため、「困ったときのQ&A集」「よくある質問集」などを補助資料として作成すると親切でしょう。

ポイント3:チェックリスト
引継ぎを受けたばかりの後任は、自分の業務に「抜け・漏れ」がないかを心配しています。抜け・漏れが起こりやすいポイントを列挙したチェックリストを作成しましょう。

その他、書類やデータの保管場所についての引継ぎ不十分があると、そのファイルを探すのに無駄な時間がかかってしまいます。

データや書類の保存ルールについては「ファイル名のルール化」「保存場所のルール化」などの全社的な取り組みも必要になるかもしれません。

従業員の退職や人事異動などにより、後任者へ担当業務を引き継ぐ場面がありますが、はかた駅前社会保険労務士法人では、業務引継ぎについてのご相談も行っております。

まずはお電話でお気軽にお問い合わせください。

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